居家办公的10个实用技巧

商业知识6天前发布 总线
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居家办公的10个实用技巧

根据美国劳工统计局2019年的一份报告,25%的美国工人至少偶尔在家工作。这个数字包括工作时间灵活的员工和个体经营者。随着更多工作可以在网上完成,在家工作的人数预计将会激增。

表面上看,在家工作听起来像是梦想成真。没有老板在你耳边(字面意义上,带着咖啡味的气息)紧盯着你;不用在办公桌前吃令人沮丧的自动售货机午餐;不用临时召开会议室会议来谈论“创新”和“团队合作”。

但现实要复杂得多。你有孩子吗?他们能安静地连续几个小时玩拼图吗?左边几英尺远的大平板电视对你的工作效率是否构成无法抗拒的威胁?那些诱人的零食对你的体重指数是否构成无法抗拒的威胁?

如果你能在工作和生活之间找到恰当的平衡,在家工作确实可以成为梦想成真的美事。为了帮助你应对现实生活中的挑战,我们列出了10个在现实世界中避免分心、让老板放心并最大限度提高工作效率的技巧。

10: 起床并着装

虽然整天穿着睡衣工作可能很诱人,但起床并着装可能会让你感觉更好。

每个职业都有制服。医生有白大褂;企业高管有他们的正装;自由撰稿人有他们的运动裤(只是半开玩笑)。制服有两个用途:首先,它们向外界传达一个人的职位、地位和职能。其次,它们向穿着制服的人强化这些相同的信息。当医生穿上白大褂时,她就披上了知识渊博、能力出众的医者的外衣。没有它,她就只是个用冰棒棍让你恶心的女人。

当你在家工作时,不要有一直穿着睡衣的冲动。确实,除了UPS快递员可能没人会看到你穿着北极熊主题的睡衣,但当你看起来像无业游民时,你很难把自己当作一个认真工作的人。穿上你平时的工作装——即使那是T恤和牛仔裤——也能强化你正在工作的想法。如果系领带或穿铅笔裙真的能让你充满干劲,那就穿吧。只是别指望猫会对你印象深刻。

9: 保持一致的时间表

从长远来看,在家工作时坚持规律的时间表会让你更有效率。

我们很多人在规定的框架内工作时效率更高。这就是为什么在家工作时制定并遵守时间表如此重要。如果你的工作需要在某个时区与同事大量互动,你应该尽力使你的时间表与他们的正常工作时间一致。如果你的工作基本上是独立的,你可以自由地比正常工作日更早或更晚工作,或者将一天分成几个时段工作。

如果你有配偶和孩子,制定一个固定的工作时间表就更重要了。每周和你的配偶坐下来规划即将到来的医生预约和足球训练,并评估彼此的工作量。制定一个分担育儿责任的时间表,同时给每个人足够的时间切实完成工作。

打印出每周的时间表并贴在办公室门上。到周二的时候,你的小孩可能已经把它扯下来并在上面画了一只20条腿的大象,但时间表就是时间表。要遵守它。

8: 值班时张贴标识

如果在工作时间你家里有孩子或配偶,不要害怕在办公室门上挂个标识,在你忙碌的时候提醒他们。

这对试图在家工作的父母来说是个关键的建议。无论你是在看起来很正式的家庭办公室工作,还是在卧室角落用牛奶箱搭的桌子上工作,确保你和你珍视的干扰源(呃,孩子)之间有一扇门。如果你的孩子大一些,这扇门是张贴你的日常工作时间表以及一个他们可以拨打联系客服(也就是你配偶的手机)的号码的好地方。

如果你的孩子较小,你需要张贴一个标识,能让幼儿容易理解为“我爱你,但请去打扰爸爸”。试试一个大大的“X”或者像用彩色纸做的交通信号灯那样的颜色编码系统——绿色表示“可以进来”,黄色表示“只有流血/呕吐了才可以进来”,红色表示“门后面有怪物”。几年前那个在家庭办公室接受BBC采访的人就可以用这个系统。

这个系统对你生活中的成年人也很有用,他们可能不明白“在家”并不意味着“整天看Netflix,所以我脑子里一有小事就可以被打扰”。在共享日历中划出你的工作时间,设置短信的离开消息,让你妈妈的电话转到语音信箱。

7. 与团队沟通

即使你在家工作,通过电话会议和Slack等技术手段也很容易与其他同事保持联系。

在家工作已经变得很普遍,不再有耻辱感——也不会被怀疑其实在狂玩新视频游戏。

你的公司可能会使用一些沟通工具,而且大多数都可以很容易地在家使用。电子邮件仍然是主要的沟通方式,但也有像Slack这样用于快速交谈的工具。一些团队使用共享环境,如Google Docs、Google Drive或Dropbox,还有一些使用共享项目管理工具,如Asana和Trello。

你还需要熟悉电话会议技术,通常会用到视频。Skype和Zoom是两个常见的应用程序。这里的关键又回到我们之前的建议:着装!你可不想穿着满是猫毛的破旧运动衫面对同事。至少采用所谓的“在家工作的鲻鱼头(前面商务,下面休闲)”风格:上半身正式,下半身睡衣。

6: 更换工作地点

从家庭办公室出来休息一下,出去到咖啡店之类的地方工作一天是可以的。

即使你有一个专用的家庭办公室,你可能也会坐立不安。如果你能在房子里走动而不被分心,那就行动起来。在厨房桌子上工作一会儿,拿着膝上桌移到沙发上,如果天气暖和且屏幕没有反光的话,就拿到门廊上去工作。

在床上工作要自担风险。像科莱特(Colette)、乔治·奥威尔(George Orwell)和马塞尔·普鲁斯特(Marcel Proust)这样的著名作家能做到,但你最好完全沉浸在工作中。一个无聊的项目很容易变成一个让人打瞌睡的项目。

如果可能的话,你可以总是去当地的咖啡店工作。有些人喜欢工作时有背景人声。研究也支持他们的观点:2012年发表的一份报告显示,适量的背景噪音可以提高创造力。然而,如果你不能去你最喜欢的咖啡店,有一些应用程序可以模拟咖啡店的声音或者提供任何能激发你脑细胞的噪音。

5: 利用家务作为小休息

在家工作的一个好处(或者陷阱?)是你总有几分钟时间来处理那些家务。

说实话,当你被一个令人沮丧的工作问题困住、对一项任务感到厌烦或者拖延截止日期时,几乎任何事情都能成为分心的因素。这就是在家工作可能变得非常危险的地方。随着项目截止日期临近,你可能觉得这是重新整理过去10年度假照片的绝佳时机。你可能会决定不去完成财务报告,而是去熨你女儿所有的娃娃衣服。

更明智的策略是认识到人类对短暂休息的需求,并将其与10分钟或更短时间内可以完成的家务相结合。在你坐下来开始一天的工作之前,列出一些需要完成的快速家务:两桶衣服的洗涤、晚餐用的蔬菜清洗和切碎、地下室的除尘和吸尘等。当你需要站起来活动一下血液循环时,从清单上勾掉一项家务然后再回去工作。

如果你把家务清单拿到外面去做,可以给自己一些奖励分。也许除草15分钟,或者只修剪前草坪。这不仅能让你完成更多的待办事项,而且在整天盯着屏幕后还能让眼睛得到休息。

4: 制定抵抗零食计划

远程工作时不要吃薯片和汽水吃到饱。一定要在食品柜里储备营养丰富的零食,让你在白天有饱腹感。

在办公室吃零食本身就是个雷区——每周五的甜甜圈、闻起来像金枪鱼味爆米花的微波炉——但在家吃零食更糟糕。你的厨房,有着所有诱人的选择,就在几步之遥。每次你对任务感到厌烦、焦虑或沮丧时(几乎总是这样),就会不断受到去厨房的诱惑。为了避免在两周内增重20磅(9公斤),你需要一个抵抗零食的计划。

如果你有很强的自控力,把饮食限制在规定的用餐时间。例如,每天12:30吃午饭,7点吃晚饭。除了咖啡休息时间,发誓在规定的用餐时间之外远离厨房。

但如果你和我们其他人一样,工作时不吃零食就像工作时不呼吸一样。在这种情况下,最好的策略是在架子上储备大量健康的零食。新鲜水果、胡萝卜、芹菜、无盐坚果和干果都是很好的选择。如果你有一个专门的工作场所,带一碗苹果片和一根奶酪棒到你的办公桌。当你想吃零食时,好东西就在你面前。

3: 灵活安排家庭时间

如果你需要改变你的时间表来照顾家人,那完全没问题。你可以休息一下吃晚餐,然后如果需要的话再回去工作。

这对试图在家工作且有学龄儿童的人来说是个好建议。不要按照朝九晚五的白天直班时间表工作,而是将工作日分成两部分,从上午9点到下午2点,然后从晚上7点到10点。一些长期的自由职业者称这种方法为“西班牙式方法”。在西班牙,传统的工作时间表包括中午午睡,家庭在下午2点回家吃一顿长时间的午餐,甚至小睡一会儿,然后在下午5点返回工作岗位并工作到深夜。

虽然午睡文化在南欧正在逐渐消失,但对于试图兼顾在家工作和照顾学龄儿童的父母来说,这是一个有用的时间表。按照这个时间表,你可以在孩子放学回家后的几个小时里陪伴他们,一起做晚餐并吃饭,然后晚上再回到办公室工作几个小时。如果父母双方都在家工作,你们每晚都要交换职责,这样一方可以帮助孩子上床睡觉,而另一方工作。

2: 外出社交

在家工作时保持社交很重要。与其他在家工作的人组建一个散步小组是与朋友一起闲逛并同时锻炼身体的好方法。

在家工作对不同性格类型的人提出了不同的挑战。内向型的人可能几个月都只通过电子邮件和Slack与同事交流。但如果你是个社交达人,你可能会发现你想念办公室生活中的面对面反馈和茶水间聊天。为了避免感到孤立和压抑,你需要制定策略在办公室之外满足你的社交需求。

技术现实是,你可以从家里继续使用标准的办公工具——电子邮件、Skype、电话和视频会议——进行交流。但如果你真的想念人际交往并且不需要一直在家,试着每周安排一两次与同事或其他在家工作的朋友共进午餐。

在大多数大城市也有一些组织提供按月或按周出租的共享办公空间。如果你需要使用家里可能没有的传真机、复印机和其他设备,甚至是咖啡机,联合办公空间可能是个不错的选择。

1: 制定备用计划

远程工作依赖于正常运行的技术。如果你的WiFi出故障了,去公共图书馆或咖啡店,直到你能重新上网。

当你在家工作时,你需要为精心规划的工作流程中不可避免的中断制定备用计划。家里可能会发生各种各样的小危机:停电或断网、临时的玩伴聚会或者邻居在离你办公室窗户几英尺远的地方砍树。

你需要一个替代的工作空间。它应该是离家较近、有可靠的互联网连接并且你可以安静工作的地方。它可以是朋友的公寓、图书馆,甚至是停在咖啡店WiFi覆盖范围内的汽车后座(用于下班后的紧急情况)。

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